E-Mail Archivierung



Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten und zum anderen Anforderungen von Unternehmen und Privatleuten an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse.

Seit einigen Jahren schon hat die E-Mail-Kommunikation die „klassischen“ Kommunikationsarten Telefon, Brief, Telex und Fax an Bedeutung eingeholt oder sogar gänzlich übertroffen. Damit hat sich der E-Mail-Datenaustausch zu einer geschäftskritischen Kommunikationsplattform entwickelt, deren reibungsloses Funktionieren für viele Unternehmen unabdingbar geworden ist. Zurzeit sind noch die E-Mail-Nutzer, also z. B. Mitarbeiter, für Inhalt, Absicherung und Verwertung der Daten zuständig. Eine systemische Verwertung und Archivierung durch das Unternehmen gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Gründe dafür sind:

Die Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Schutz vor E-Mail-Datenverlust

E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt.